ADMINISTRADOR DE FINCAS. FUNCIONES Y RESPONSABILIDAD

ADMINISTRADOR DE FINCAS. FUNCIONES Y RESPONSABILIDAD.

Los administradores de fincas se han convertido en actores indispensables, que, junto con las nuevas tecnologías, desarrollan una actividad esencial, gestionando y organizando de manera eficaz todas las funciones de coordinación y conservación de los edificios que administran, funciones que sus vecinos delegan en ellos a través de los mandatos de la junta de propietarios, sumadas a las que se presentan de forma inesperada o accidental y velando por cumplir en todo momento con la legislación estatal, autonómica y local. ¿Quieres saber cuales son las funciones y responsabilidad de un administrador de fincas?

En primer lugar, para ser administrador de fincas no es necesario disponer de ninguna titulación específica para el desarrollo de esta profesión, si es imprescindible y necesario conocer la Ley de Propiedad Horizontal , además de muchas otras normativas aplicables a las Comunidades de Propietarios, de igual forma que debe de saber y conocer las responsabilidades que conlleva ejercer el cargo de administrador de una comunidad de propietarios.. En este artículo hablaremos de esas responsabilidades que tanto pueden llegar a inquietar a los propietarios de las comunidades.

El artículo 13 de la Ley de Propiedad Horizontal permite a cualquier propietario y a cualquier persona física ejercer como administrador de fincas; siempre y cuando se tenga una cualificación profesional suficiente. Estos mínimos requisitos para ejercer como administrador de fincas suponen que no todos los administradores tienen un conocimiento íntegro de la Ley de Propiedad Horizontal y; por lo tanto, desconocen las responsabilidades y obligaciones del cargo de administrador; siendo indispensable que dicha función sea ejercida por un profesional colegiado.

Las obligaciones de los administradores de fincas.

Las obligaciones de los administradores de fincas vienen reguladas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal; que establece lo siguiente:

\»1. Corresponde al administrador

a) Velar por el buen régimen de la casa; sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.

b) Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles; proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.

c) Atender a la conservación y entretenimiento de la casa; disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.

d) Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.

e) Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.

f) Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.\»

Todos estos cometidos deben ser llevados a cabo con la máxima diligencia y profesionalidad; atendiendo a la legislación vigente y sin exceder las funciones conferidas por la Ley. En ocasiones, el administrador de fincas no cumple con sus cometidos; no cumple con los servicios contratados por la Comunidad, pudiendo incurrir en responsabilidades civiles o penales en algunos casos.

Puede suceder que el administrador de fincas no vele por el buen régimen de la comunidad y esa dejación produzca daños en elementos comunes que podrían haberse evitado si el administrador ejerciese con diligencia su obligación o hubiese acometido reparaciones que se consideraban urgentes; en este caso se incurriría en responsabilidad civil, debiendo reparar los daños que se causaren al concurrir culpa o negligencia.

De igual forma, si no ejecutare los acuerdos adoptados por la comunidad de propietarios y esta falta de ejecución le produjese algún daño o perjuicio a la comunidad, también se concurriría en responsabilidad civil y; de igual modo, debería abonar los daños y perjuicios causados a la comunidad.

Entre las principales obligaciones que tiene un administrador de fincas serán:

  • Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las advertencias y apercibimientos a los titulares.

Conectar con compañías suministradoras, asesorar a la comunidad en materia de cumplimiento de normativa (ITE, Prevención de riesgos, seguridad contra incendios, atender las quejas de los vecinos, evitar la finalización de los contratos de mantenimiento, etc..)

  • Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles; proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.

No es necesario que por parte del Administador de fincas se realicen la formulación de cuentas ajustándosela al plan general contable, basta con la diligencia de un ordenado contable y cuidadoso gestor.

Debe de formular las cuentas de una manera clara, separando debidamente ingresos y gastos, para una mayor comprensión por parte de todos y cada uno de los copropietarios de la Comunidad.

En cuanto al presupuesto, deberá prever los gastos previsibles, más la cuota correspondiente al fondo de reserva, debiendo recoger también, la propuesta de ingresos necesarios para cubrir el presupuesto, ajustándose a los estatutos y/o a lo acorado en junta o la ley.

  • Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.

El administrador de fincas – normalmente secretario-administrador de la Comunidad- debe de respetar los acuerdos que se hubiesen alcanzado en el seno de la Junta General – bien ordinaria o extraordinaria- y, en consecuencia, proceder a la realización y contratación de los medios necesarios para llevar a término los acuerdos en materia de obras.

En cuanto a los cobros, han de entenderse no solo los referidos a las cuotas comunitarias, sino también a las indemnizaciones de seguros – sólo las vinculadas a elementos comunes de la comunidad-, cobro del arrendamiento de elementos comunes, así como la solicitud de subvenciones, etc…

En relación a los pagos, estos deberán de efectuarse de forma oportuna, informando de ello tanto al presidente como a la Junta General Ordinaria -mediante la presentación de las oportunas cuentas-, y responderá por la realización de estos pagos para el caso de que se realizasen sin la debida autorización. En el caso de que se deban de realizar unos pagos y en la cuenta bancaria de la comunidad no hubiese fondos para poder realizar los mismos, deberá de comunicarlo a la mayor brevedad posible al Presidente para que, una vez analizada la situación, decida convocar una Junta Extraordinaria para, si fuese necesario, aprobar una derrama para hacer frente al correspondiente pago.

  • Atender a la conservación y entretenimiento de la casa; disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
En determinadas situaciones de urgencias, el administrador de fincas no necesitará el acuerdo previo de la Junta para la realización de determinadas obras, como por ejemplo, la rotura de una tubería, la existencia de desprendimiento o de riesgo inminente para la seguridad de las personas o cosas.
El administrador en estos casos, actúa como un mandatario y obliga a la comunidad frente a terceros de buena fe (STS 22/6/1989 y 27/9/1995)

RESPONSABILIDADES. 

En materia de responsabilidades, el administrador de la Comunidad tiene la obligación de actuar con eficacia, diligencia, responsabilidad e independencia profesional, debiendo respetar los códigos éticos del sector, con especial consideración a la protección de los consumidores.

Debe de asesorar sobre el cumplimento de la normativa legal y sobres las decisiones a adoptar. Un ejemplo de responsabilidad por no advertir de las consecuencias del pago en efectivo a trabajadores la encontramos en la sentencia de la AP de Barcelona de fecha 13 de mayo de 2015.
Asimismo, el Administrador de la Comunidad responde el incumplimiento global o del incumplimiento incorrecto o defectuoso por infracción de instrucciones o el no empleo de la diligencia de un ordenado gestor. Prueba de ello es la sentencia de la Audiencia Provincial de Valencia de fecha 10 de julio de 2009.
Respecto a las obras urgentes, responderá de haber empleado la diligencia de un ordenado gestor en el encargo de la solución del problema y en la inmediata comunicación al presidente. Puede verse tal extremo en la sentencia de la Audiencia Provincial de Barcelona de fecha 18 de febrero de 2004.
En cuanto a la responsabilidad por la defectuosa gestión de subvenciones, se aplicará el mismo criterio que la responsabilidad de abogados y procuradores (STS 27/7/2006), debiendo el perjudicado demostrar que estaba en situación fáctica y jurídica idónea para obtener la subvención; mientas que, por el contrario, el administrador deberá centrarse en demostrar la existencia de obstáculos imposibles de salvar (SAP Madrid, 6 de febrero de 2018).

En Mosquera & Vicente Abogados somos expertos en Propiedad Horizontal; aportando siempre la mejor solución y asesoramiento a nuestros clientes para que cuenten con el mejor servicio jurídico.

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