Empresario, ¿Conoces tus obligaciones laborales?

Gestionar empleados no consiste solo en dar trabajo y pagar un salario. La legislación laboral establece una serie de obligaciones que todas las empresas deben cumplir, independientemente de su tamaño o del sector en el que operen. Muchas veces, los empresarios piensan que estas obligaciones solo afectan a grandes compañías o que su cumplimiento es una formalidad, cuando en realidad son la base para evitar sanciones, conflictos laborales, demandas judiciales y situaciones que pueden afectar gravemente al funcionamiento del negocio.

La experiencia demuestra que la mayoría de los problemas que llegan a un despacho laboralista podrían haberse evitado con una correcta organización interna y con la elaboración adecuada de la documentación laboral. En este artículo explicamos, de forma clara y sin tecnicismos, cuáles son las obligaciones básicas que toda empresa debe conocer y cumplir, por qué son importantes y cómo pueden evitar problemas futuros.

El objetivo es que cualquier empresario, responsable de recursos humanos o persona que gestione una empresa pueda comprender estas obligaciones sin necesidad de conocimientos jurídicos previos, y tome conciencia de la importancia de contar con asesoramiento especializado desde el principio. Cumplir con la normativa laboral no solo evita sanciones: también mejora el clima laboral, reduce la rotación de personal y aporta seguridad al negocio.

El contrato de trabajo es el documento que regula la relación entre la empresa y el trabajador. A través de él se fijan las condiciones esenciales de la contratación: tipo de contrato, funciones, categoría profesional, salario, jornada y duración, entre otros aspectos. Un contrato mal redactado puede derivar en reclamaciones, sanciones administrativas o conflictos internos.

Un error muy habitual es utilizar contratos temporales sin que exista una causa que lo justifique. Muchas empresas recurren a estos contratos porque creen que así tendrán más flexibilidad, pero desconocen que la ley exige que estos contratos incluyan una causa real, concreta y justificada. Si esa causa no existe o no coincide con la realidad, el contrato puede declararse indefinido y la empresa puede verse obligada a asumir consecuencias económicas importantes.

Tampoco basta con con indicar indicar en los contratos será “según necesidades de la empresa”. El contrato debe especificar las horas semanales, el horario orientativo y si existe posibilidad de trabajar en turnos o realizar jornadas complementarias en el caso de que estemos hablando de contratos a tiempo parcial. Si el contrato no lo aclara, las posibilidades de conflicto aumentan: un trabajador puede reclamar horas extra no pagadas, o puede negarse a realizar ciertos turnos alegando falta de información.

La categoría profesional y las funciones también deben estar correctamente definidas. Si un trabajador desempeña tareas de una categoría superior, podría reclamar diferencias salariales o una reclasificación. Esto ocurre con más frecuencia de lo que parece y muchas veces se origina en un contrato mal planteado.

Un contrato bien elaborado aporta seguridad, evita confusiones y sirve como primera línea de defensa si surge un conflicto. Por eso, es recomendable que sea revisado por un profesional antes de formalizarse.

Desde que entró en vigor la obligación de registrar la jornada laboral, este aspecto se ha convertido en una de las principales fuentes de sanciones por parte de la Inspección de Trabajo. Todas las empresas —desde una gran empresa hasta un pequeño comercio con dos empleados— deben llevar un registro diario que indique la hora de entrada, la hora de salida y, en su caso, las horas extraordinarias realizadas, debiendo de estar firmado tanto por empresario como por trabajador y, si puede ser, por medio de un programa informático que impida su manipulación.

Este registro debe conservarse durante cuatro años y estar disponible tanto para los trabajadores como para la Inspección de Trabajo cuando lo solicite. No basta con rellenar un documento una vez al mes ni con un sistema simbólico: el registro debe ser real y reflejar la jornada efectiva. De lo contrario, la empresa se expone a sanciones importantes.

Además, este registro es fundamental para evitar conflictos. Si un trabajador afirma que realiza horas extra sin ser compensadas, y la empresa no puede demostrar lo contrario, la reclamación puede prosperar. Lo mismo ocurre si un empleado asegura que no se respetan sus descansos o que trabaja más horas de las que indica su contrato. El registro de jornada es la herramienta que permite proteger tanto al trabajador como a la empresa frente a posibles reclamaciones.

La nómina no es un simple recibo del salario: es un documento jurídico que demuestra qué conceptos cobra el trabajador y por qué. Una nómina incompleta, mal elaborada o desactualizada puede dar lugar a reclamaciones salariales, revisiones de la Inspección de Trabajo o incluso demandas judiciales.

Cada nómina debe incluir, de forma detallada:

• El salario base

• Los complementos salariales (nocturnidad, festivos, peligrosidad, productividad, etc.)

• Las horas extra, si las hay

• Las retenciones fiscales y de Seguridad Social

• La categoría profesional

• El convenio colectivo aplicable

Si la empresa paga algún concepto fuera de nómina —como dietas, incentivos o comisiones en metálico— se expone a problemas mucho mayores, ya que, además de ser ilegal, dificulta justificar los pagos en caso de conflicto o inspección.

Muchas reclamaciones tienen su origen en nóminas que no reflejan la realidad del trabajo o una errónea aplicación del convenio colectivo. Por eso, es importante que la empresa mantenga una estructura salarial clara y actualizada, ajustada al convenio correspondiente y a la ley. Un buen asesoramiento laboral ayuda a evitar errores de cálculo, omisiones o conceptos mal aplicados.

El despido es uno de los momentos más delicados en la relación entre empresa y trabajador. Una decisión tomada sin asesoramiento o ejecutada de manera incorrecta puede resultar muy costosa. Un despido improcedente no solo implica pagar una indemnización alta: también puede obligar a readmitir al trabajador, con salarios de tramitación incluidos.

La ley distingue varios tipos de despido, pero todos ellos deben cumplir con ciertos requisitos formales y materiales. Por ejemplo, un despido disciplinario debe estar justificado con hechos concretos, probables y documentados. Un despido objetivo requiere cumplir plazos, entregar documentación específica y justificar la causa con claridad.

Muchas empresas creen que basta con entregar una carta y comunicar verbalmente que el trabajador ya no seguirá en la empresa, pero eso puede llevar a un conflicto rápido y a un resultado desfavorable en sede judicial.

Antes de despedir a un trabajador, conviene analizar con detalle la situación, revisar la documentación disponible, valorar los riesgos y elegir la vía más adecuada. En algunos casos, incluso puede ser recomendable buscar un acuerdo previo que evite un conflicto.

La prevención es fundamental en este ámbito. Un asesoramiento adecuado puede evitar errores irreparables y reducir significativamente los costes económicos y reputacionales asociados al despido.

Cada vez es más común que las empresas recurran a subcontratistas, ETTs o empresas especializadas para cubrir necesidades concretas. Sin embargo, la subcontratación implica obligaciones específicas que muchas empresas desconocen.

Cuando una empresa contrata a otra para realizar un servicio, ambas pueden ser responsables de ciertas obligaciones laborales, especialmente en materia de salarios y Seguridad Social. Esto significa que, si la empresa subcontratada no cumple con sus responsabilidades, la empresa principal podría verse obligada a asumirlas.

Además, es obligatorio garantizar que los trabajadores subcontratados trabajen en condiciones adecuadas, que su situación contractual sea legal y que reciban los derechos mínimos que establece el convenio aplicable. Ignorar estas obligaciones puede dar lugar a sanciones o responsabilidades inesperadas.

En un contexto donde la Inspección de Trabajo presta especial atención a la subcontratación, es importante que las empresas revisen cuidadosamente los contratos con proveedores y mantengan un control razonable sobre sus obligaciones laborales.

Las empresas también deben cumplir con obligaciones relacionadas con la igualdad de trato, la prevención del acoso y la seguridad laboral. Estas normas no son exclusivas de grandes compañías: incluso las empresas pequeñas tienen responsabilidades en estos ámbitos.

Los planes de igualdad, los protocolos contra el acoso, la formación en prevención de riesgos y la evaluación de los puestos de trabajo son aspectos que no solo evitan sanciones, sino que mejoran el bienestar de los trabajadores y reducen los conflictos internos.

Cada vez más empresas desconocen que ciertas obligaciones son ya obligatorias en función del número de trabajadores. No cumplir con ellas puede implicar multas importantes.

La mayoría de los problemas laborales pueden evitarse con una correcta organización interna y con asesoramiento adecuado. Gestionar correctamente los contratos, las nóminas, la jornada y los despidos no solo garantiza el cumplimiento de la ley, sino que mejora el clima laboral y la eficiencia de la empresa.

El asesoramiento continuo permite anticiparse a los problemas antes de que se conviertan en conflictos reales. Un pequeño detalle mal resuelto hoy puede terminar siendo una reclamación costosa mañana.

Cumplir con las obligaciones laborales no es una carga: es una inversión. Las empresas que aplican correctamente la normativa laboral reducen sus riesgos, evitan sanciones y crean un entorno estable y profesional que beneficia tanto a la dirección como a los trabajadores.

Si gestionas una empresa y quieres asegurarte de que todo está en regla —contratos, nóminas, jornada, despidos o subcontratación— en Mosquera & Vicente podemos ayudarte. En Mosquera & Vicente somos abogados expertos en Derecho Laboral. Llevamos años asesorando a empresas por toda España, con un asesoramiento claro, práctico y adaptado a cada negocio. La tranquilidad jurídica es una parte esencial para que una empresa pueda centrarse en lo que realmente importa: crecer.