Cese de Administrador de Fincas. Entrega de Documentos

En numerosas ocasiones, el administrador de fincas que ha sido cesado en una Comunidad de propietarios; se niega a devolver la documentación o, al menos, no entrega toda la documentación que se le requiere, pese a tener obligación de entregar toda la documentación de la comunidad que obra en su poder.

En este artículos vamos a describir cuál es la documentación que tiene obligación de entregar a la comunidad y, en caso de negativa; cuáles serían las acciones a realizar por parte de la comunidad.

Cuando la Comunidad de propietarios solicita dicha entrega; existe una obligación del administrador de fincas de devolver la contabilidad, los libros de actas y la documentación que se le requiera, tras el cese de su cargo, ya que forma parte de su deber de dar cuenta de las operaciones. 

En la normativa vigente, concretamente en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, se recoge la obligación del Secretario-administrador; siendo ésta, la custodia de toda la documentación de la comunidad (facturas, contratos, libros de actas, apuntes bancarios, etc.).

El cese de un secretario-administrador puede darse en dos situaciones:

1.- En una Junta General Ordinaria: En esta junta – que se hace una vez al año- es aquella en la cual se aprueban – o no- las cuentas anuales de la Comunidad de Propietarios; se decide el nuevo presupuesto anual y se renuevan los cargos de la comunidad (Presidente, secretario-administrador, etc.) Si el cese del secretario-administrador se produce en esta junta; no tendrá derecho a reclamar ningún tipo de honorarios pendientes, toda vez que el mandato es por un año.

2.- Sin embargo, si el cese se produce en una Junta General Extraordinaria; sí cabría una reclamación por daños y perjuicios por parte del administrador de la comunidad; siempre y cuando sea cesado sin junta causa. 

No obstante, este tema será tratado en otra entrada de este blog.

Por lo tanto, una vez cesado el secretario-administrador por cualquiera de las dos anteriores vías; tendremos que reclamarle la documentación al administrador cesado para entregársela al nuevo administrador designado por la Comunidad.

¿Qué documentación tiene que devolver el administrador de fincas cesado?

Principalmente, la documentación que debe de ser devuelta a la Comunidad de Propietarios está compuesta de registros contables, contratos, trámites burocráticos, documentación oficial; así como el certificado digital de la Comunidad.

No obstante, el administrador de fincas deberá de realizar una rendición de cuentas a fecha de cese, siempre y cuando; este no se hubiese producido en la Junta General Ordinaria, puesto que de ser así, ya se habrían presentado las cuentas cerradas por el administrador en la misma junta.

También deberá de hacer entrega de un listado de los propietarios con sus direcciones a efectos de notificaciones; así como un listado de todos los propietarios morosos a fecha de cese, para evitar con ello, perjuicios a la comunidad de propietarios.

Aunque la Ley de Propiedad Horizontal no diga nada al respecto, es exigencia legal a efectos fiscales que los documentos se guarden un determinado número de años, y algo recomendable también en las Comunidades de Propietarios. Partiendo de esta base, consideramos correcto que la Comunidad pida al anterior Administrador que le entregue todos los documentos; cuando menos de esos cinco últimos años, no para revisar ninguna cuenta, simplemente para tener en su poder de los justificantes que pueden servir, en su caso, como prueba o soporte documental para futuras actuaciones

¿Cómo reclamar la documentación?

Lo idóneo sería que por ambas partes – Comunidad y administrador cesado- se llegase a un acuerdo amistoso fijando un día y una hora para la entrega de toda la documentación. No obstante, y ante la negativa del administrador cesado a fijar un plazo para la entrega; nos veríamos en la necesidad de remitirle un burofax requiriéndole la entrega de la misma, fijando un plazo prudencial,  para evitar causarle cualquier perjuicio a la comunidad.

¿Qué hacer si se niega a entregar la documentación?

En este caso, y una vez agotada la vía extrajudicial indicada en el apartado anterior, no nos quedará más remedio que acudir a la vía judicial; pudiendo ser esta tanto civil como penal.

Vía penal: Por parte del Presidente de la comunidad de propietarios, podrá denunciar este hecho ante el Juzgado de Instrucción por un presunto delito de apropiación indebida. Nuestra recomendación es que, de actuar por esta vía, la denuncia sea presentada por un abogado; para solicitar en ella una medida cautelar de entrega de documentación. 

Vía Civil: Si se decide ir por la vía civil – bajo nuestro punto de vista más rápida y eficaz que la penal- se deberá de presentar una demanda frente al administrador de fincas con finalidad de que se declare la obligación de entregar a la comunidad de propietarios la totalidad de la documentación de la misma que obra en su poder; así como la elaboración de las cuentas a fecha de cese del administrador.

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